Если сотрудник отправляется в командировку, то ему выдается определенная сумма авансом. После возвращения сотрудник должен предоставить авансовый отчет. Авансовый отчет — документ, который подтверждает расход денежных сумм, выданных авансом. Это могут быть командировочные расходы, хозяйственно-операционные нужды. В том или ином случае, авансовый отчет оформляется с целью доказательства того, какая сумма была потрачена по факту, есть ли остаток, перерасход.
Если есть перерасход, то сотруднику эта сумма будет возвращена, если же имеется остаток, то его необходимо сдать в кассу.
Заполнять авансовый отчет должно то лицо, которому выдавались финансовые средства. Кроме того, что необходимо заполнить унифицированную форму, нужно приложить к отчету подтверждающие документы, которые смогут доказать факт оправданных расходов. (Правила оформления авансового отчета тут)
Подтверждение расходов
Авансовый отчет оставляется по форме №АО-1 с учетом всех требований. Ведь в отчет вносится важная информация, без которой он не будет считаться правильно оформленным. Сдать отчет в бухгалтерию необходимо в течение трех дней с момента выдачи денег или по возвращении из командировки. Когда сдается авансовый отчет документы подтверждающие расходы, прикладываются к нему. Однако, есть такие документы, которые работник организации должен сдать в бухгалтерию еще до самой командировки, к примру, за границу. Это медицинская страховка и оплата визы. А уж после возвращения из командировки к авансовому отчету прикладываются остальные документы, которые подтвердят затраты на гостиницу, проезд.
Если авансовый отчет не будет иметь приложения оправдательных документов, то это будет причиной того, что авансовый отчет не будет соответствовать требованиям законодательства РФ. А это влечет за собой невозможность возможности включения расходов на командировку в принятия уменьшение налоговой базы.