Согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 № 34н, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В целях налогового учета согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Платежные поручения наряду с другими документами являются первичными документами, подтверждающими осуществление расходов, исчисление и уплату налогов.
Кроме того, НК РФ предусмотрены специальные сроки для документов, которые подтверждают убытки, перенесенные на будущее. Данные документы нужно хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база текущего периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе в случае соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». На основании п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Одним из примеров использования электронных документов в организации является документооборот по расчетному счету с использованием систем интернет-банка, «Клиент-банка». Для осуществления платежей формируются электронные платежные документы (платежные поручения), которые подписываются электронными подписями должностных лиц предприятия.
Таким образом, в целях бухгалтерского учета организация должна хранить электронные платежные поручения и иные первичные документы в течение тех же сроков, что и первичные учетные банковские документы на бумажных носителях, то есть в течение 5 лет. В целях налогового учета срок хранения документов, подтверждающих доходы, расходы, исчисление и уплату налогов, минимум 4 года. Если банковские документы подтверждают убытки, перенесенные на будущее, их надо хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база на суммы ранее полученных убытков.