Бухгалтерские документы подтверждают корректность и истинность финансовых исчислений налогов, начислений заработной платы сотрудникам организации. Они должны быть в такой доступности, которая поможет быстро найти нужный документ.
Сшив бухгалтерских документов – это процесс, требующий не только аккуратности и сноровки, но и знания многих моментов, которые немаловажны для подобного способа хранения документов.
В настоящее время нельзя найти инструкций по прошивке документов. Да и специальных нормативных актов нет. Однако, в каждой инстанции, которая занимается хранением, проверкой бухгалтерской документации, имеются свои требования и рекомендации. Но для того, чтобы познакомиться с правилами хранения бухгалтерской документации, можно воспользоваться ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Этапы прошивки документов
Прошивка бухгалтерской документации должна быть осуществлена таким образом, чтобы не возникало возможности замены листов, подлога, потери. Прежде, чем начать прошивку, необходимо удостовериться в том, что они зарегистрированы в соответствующих ордерах и ведомостях. Ведь прежде, чем прошить документы, их необходимо зарегистрировать, поставить печать и подпись главного бухгалтера. А в некоторых случаях – и руководителя организации. После того, как все манипуляции с папкой будут завершены, папка с документами отправляется в архив.
Для тех, кого интересует, как правильно сшивать бухгалтерские документы, стоит отметить, что этот механический процесс не так уж и сложен. Для этого может понадобиться дырокол, степлер, нитки. Если подобные инструменты не имеются в наличии, пригодится просто, иголка с ниткой. Кто-то может сказать, что нет ничего проще, чем подшить документы. Однако, те, кто не знал, как правильно сшивать документы, могут получить документ из архива с пометками о том, что нужно добавить еще какой-либо документ, опись, перенумеровать, или даже перешить.