Качественный документооборот составляет основу работы любой организации, будь то частное предприятие, бюджетная организация или корпорация. Не менее важен такой аспект как сохранение документов. Для такого случая имеется такое понятие как определенная подготовка документов к дальнейшей 14647_hпередаче в архив. Это очень важный аспект документооборота. Следует внимательно ознакомиться со всеми требованиями к подготовке документации, предназначенной для передачи в архивное хранение. Для корректного и качественного хранения необходимо, во-первых, разложить в правильном, как правило, по увеличению даты, порядке содержимое папок, после чего создать плотный переплёт.

Вот неполное перечисление видов документов для которых делается переплёт : выписки банка (а так же бумаг их сопровождающих), авансовые отчёты, кассовые документы и так далее.

Согласно п.98 «Положения по ведению бухгалтерского учёта» вышеперечисленные документы обязаны хранениться не менее пяти лет (а в специальных случаях до семидесяти пяти лет, как например первичные документы). Есть так же категории документов, которые переплетать не обязательно, а можно хранить в папке не подшитыми: наряды на работу, рапорты смены и т.д.

Сам переплёт может осуществляться при помощи различных вспомогательных технических средств

Правильный составной архивный переплёт обязан соответствовать правилам и нормам ведения делопроизводства, позволяя не только упорядоченно хранить документы, но и оптимизировать объем, который они занимают (что особенно актуально в условиях больших объёмов бумажной документации), для облегчения поиска необходимых папок разрабатывается взаимосвязанная структура, которая содержит номер папки и название, отражающее функциональное назначение папки. Благодаря хорошему переплёту гораздо удобнее снимать копии с документов, не боясь разрушения структуры папки и порчи документов.

Сие есть очень тонкий и важный нюанс, очень часто переплёт наоборот мешает снятию копий документов, а качественное сканирование делает практически невозможным. Очень остро становиться вопрос правильного хранения архива документов при организации электронной базы данных документов. Как результат в процессе оцифровывания бумажных носителей происходит столкновение со многими проблемами, что существенно удорожает себестоимость создания электронного архива. Вводить данные вручную отнимает уйму времени и сил. Исходя из вышесказанного, мы с вами можем отметить, что корректно выполненный переплёт документов бухгалтерского учёта обеспечивает не только оптимизацию работы человеческих ресурсов, но и значительно экономит финансовые затраты компании.

Применение переплёта встречается не только в бухгалтерском документообороте, но и в документообороте практически всех аспектов деятельности компании. Например, правила и требования документооборота подразумевают, что все документы, которые передаются в другие организации должны быть, так или иначе прошиты.