Теперь предприятия, которые подключены к системе электронного документооборота (ЭДО) и обмениваются счетами-фактурами в электронном формате, не обязаны хранить бумажные копии всех документов. Об этом четко указано в письме № ГД-4-31984 от 06 февраля 2014 года.
Согласно Налоговому кодексу РФ, счет-фактура может быть составлен и выставлен как в электронном виде, так и на бумажном носителе (пункт 1 ст. 169 НК). Минфин издал специальный приказ (№ 50н от 25.04.2011г), который регулирует порядок выставления и получения электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Чтобы электронный счет-фактура был признан юридически значимым, необходимо соблюсти следующие условия: 1. Счет-фактура должен быть составлен в утвержденном ФНС XML-формате (согласно приказу ФНС РФ №ММВ-7-6138 от 05 марта 2012 года); 2. Подписан КЭП руководителя предприятия или другого уполномоченного лица; 3. Выставлен через оператора электронного документооборота. Следует отметить, что для обмена электронными счетами-фактурами, необходимо заключить договор с одним из специализированных сервисов электронного документооборота. Таким образом, все сведения по поводу выставленных и принятых счетов-фактур, всевозможные извещения покупателей и прочая информация будет храниться в хронологическом порядке по мере их поступления.
Об этом говорится в п.14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (утверждено постановлением правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года). Помимо этого, пункт 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 50н от 25 апреля 2011 года, обязывает участников ЭДО хранить документы в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Напомним, что общий срок для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (включая счет-фактуру), составляет четыре года (подп.8 п. 1 ст. 23 НК РФ).