Авансовый отчет по определению предполагает наличие аванса — денежных средств, выданных под отчет. Другими словами, авансовый отчет — это документ, подтверждающий факт использования и суммы израсходованных денежных средств, выданных под отчет. Как следует из вопроса, денежные средства под отчет работнику не выдавались. Следовательно, он не должен оформлять авансовый отчет.
Но работодатель обязан возместить работнику любые материальные затраты, возникшие при исполнении трудовых обязанностей. Это следует из положений Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Обязательным условием, при котором возникает обязанность работодателя выплатить работнику компенсацию, является наличие документального подтверждения того, что материальные затраты произведены работником по распоряжению работодателя и в интересах последнего.
Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате.
Как было указано выше, авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет после приобретения материальных ценностей. В учетной политике организации можно закрепить положение, позволяющее расширить назначение формы авансового отчета, чтобы она могла использоваться и для отчета «по факту», то есть в случаях, когда сумма аванса не выдавалась.
Также не будет лишним и общий приказ по организации, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем можно прописать возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, установить порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников необходимо ознакомить под роспись.