В соответствии с ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.
Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности.
На основании п. 3.44, п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная). Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.
Проверку нужно начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:
— коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;
— трудовые договоры;
— приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.
Сведения о фактически отработанном времени содержатся в табелях учета рабочего времени.
Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:
— в лицевых счетах;
— в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);
— в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.
Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.
Согласно п. 2.5 Методических указаний № 49 для оформления результатов инвентаризации расчетов с персоналом сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в справку, которая является приложением к унифицированной форме № ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов (ф. № ИНВ-17).