Перечень и правила хранения бухгалтерских документов

Для ведения любой формы отчетности, необходимо придерживаться строгих правил, которые установлены законодательством. Любая организация рано или поздно сталкивается с проблемой организации документов по бухгалтерскому учету. К тому же государство обязывает в достойном документальном оформлении вести свои финансовые операции. Подобные требование государственные службы предъявляют не только из-за качества учета. Но этого требует также соответствующий контроль налоговых служб за деятельностью предпринимателей.
Поэтому в законодательстве строго прописаны требования к перечню, а также правилам хранения документов. Давайте рассмотрим подробней, какие конкретно требования существуют для предпринимателей в отношении вышеуказанных пунктов.

Следует заметить, что у государственных служб нет единого срока хранения для абсолютно всех документов бухгалтерии предприятия. Срок хранения того или иного документа в большей степени зависит от его важности и его содержания. К примеру, для документов, необходимых для сдачи и уплаты налогов, предусмотрен срок хранения четыре года. Для всей отчетности бухгалтерских данных установлен пятилетний минимальный срок хранения. Для документов различной важности в налоговом законодательстве прописан срок их сохранности.

    Давайте, в общем, перечислим, на какие группы делятся все бухгалтерские документы по сроку хранения:

  • в первую категорию попадают документы с ограниченным периодом сохранности
  • следующая группа — это бланки постоянного хранения
  • существует группа, которая хранится вплоть до замены новыми экземплярами

Следует заметить, что к последней группе могут относиться следующие типы бланков: информация о сотрудниках, личные счета работников. Также это могут быть различные исполнительные листы служащих. К ним могут отнести информацию о размерах взносов различных служащих в определенные фонды.

Некоторые детали хранения документов и их порядок

Существует определенный порядок передачи данных в архив и их хранения в офисе. Законодательство требует, чтобы бухгалтерские отчеты, балансы предприятия, первичные документы, должны содержаться в специальных помещениях и под строгую ответственность лиц, которые будут вести надзор за их сохранностью. Желательно, чтобы места, где такая отчетность будет содержаться, надежно закрывались; сами же бланки, отражающие строгую отчетность, должны обязательно находиться в сейфах или в местах, где их сохранность не будет вызывать сомнений.

При этом следует учесть также некоторые моменты. Желательно, чтобы все документы, содержащие выписки счетов, различные авансовые отчеты, а также кассовые ордера, были собраны и подобраны в строго хронологическом порядке. В таком состоянии их можно переплести для более надежного содержания целостности таких бланков. Документы другого рода, к примеру, наряды на работу, различные сменные рапорты и так далее, можно не переплетать. Тем не менее, их необходимо собрать в папки, чтобы избежать утери либо случаев халатности. Законодательство также разрешает вести первичную учетность в электронном виде. При хранении такой информации, необходимо придерживаться требований закона «Об электронной цифровой подписи», которая идентична личной подписи в документах. Выполнения требований этого закона очень важно, так как благодаря этому, в случае неточностей учета можно выявить лицо, ответственное за составление операции. Изымать данные документы у предприятия имеет право только правоохранительные органы с соответствующего разрешения.

Придерживаясь таких требований ведения и хранения отчетности, вы сможете и дальше заниматься предпринимательской деятельностью, не боясь проверок.